C’est le bazar dans ma tête, du matin jusqu’au soir les informations circulent. C’est pas compliqué… New-York en plein Christmas est un petit joueur à côté de mon cerveau en fusion… On ne va rien inventer sur les techniques de priorisation, cependant quelques détails essentiels manquent à la plupart des solutions que l’on trouve dans les tutos et articles sur le sujet. À mon sens, ce sont ces détails qui font la différence entre une to do list qui fonctionne et une qui sera juste jolie sur votre frigo. Alors pour quelques astuces sur une utilisation efficace de la to do list, Go !
Utiliser la fameuse to do list, OUI MAIS !
L’indispensable, la merveilleuse, que dis-je… la sauveuse de notre quotidien, je demande : la to do list.
D’ailleurs si je pouvais la rebaptiser, je la nommerais « too doux » tellement je la trouve pratique. Elle consiste à noter les tâches que nous avons à effectuer sous forme d’une liste, le plus souvent en papier.
Pourquoi ? Parce que notre cerveau est surtout fait pour créer et non pour emmagasiner des informations à tour de bras qui ne seront plus utiles une fois la tâche terminée.
La to do list permet de visualiser l’ensemble de ce que nous avons à faire et de diminuer la charge mentale pour mieux analyser la situation.
La notion de temps par tâche
Lorsque je lis des articles sur le sujet, la notion de temps par tâche n’est quasi jamais évoquée. Pourtant, entre 5 tâches qui prennent 1h et 18 qui prennent 2 minutes, ça n’a clairement rien à voir.
C’est d’ailleurs souvent là que le bât blesse. On se met souvent en échec sur notre organisation, car on ne mesure pas le temps qui est nécessaire à chaque tâche. Résultat :
- soit, on repousse l’échéance et on ne programme jamais la tâche (les albums photos, ça vous parle ? XD) ;
- soit, on se met à commencer la tâche puis on la termine 2 ans plus tard, nous laissant la désagréable sensation de tout commencer sans jamais rien finir.
Indiquer le temps nécessaire à chaque tâche est indispensable ! Cela permet de :
- s’assurer de planifier ce que l’on a à faire quand c’est le bon moment ;
- maximiser ses chances de booker la to do list ;
- réduire le risque de procrastination et de « on verra ça plus tard » (Ça va… oh ! On est sensiblement tous pareils. Laissons la culpabilité à un autre jour.)
J’aime beaucoup le format papier, car j’adore rayer la tâche terminée (satisfaction personnelle +++) mais il existe aussi de très bonnes applications si vous préférez utiliser votre téléphone, comme « Todoist ».
La priorisation des tâches
Il existe des tâches qui ne vendent pas du rêve et pourtant elles sont bien plus urgentes que d’autres.
Souvent noyées dans la masse des tâches du quotidien, ce sont pourtant celles qui nous mettrons en panique au moment où il ne nous restera plus que 24h pour les gérer… C’est d’ailleurs souvent dans ces moments que l’on a la sensation d’être submergé par notre quotidien (la goutte d’eau qui fait déborder le vase en somme…). Si on peut l’éviter, c’est quand même plus sympa.
Il est indispensable de prioriser et visualiser ce qui est important. Votre cerveau vous dira merci, je vous assure !
Pour cela, on met ces tâches pressantes OU importantes dans la case « urgent » de sa to do list. Et que ça saute !
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La méthode des 2 minutes de David Allen, vous connaissez ?
Elle consiste à faire tout de suite les tâches qui prennent moins de 2 minutes. David Allen explique que l’on passe autant, voir plus de temps, à noter ces fameuses tâches sur la to do list qu’à les faire, c’est pourquoi il faudrait les faire immédiatement.
Au risque de me fâcher avec la communauté des fans de Mr Allen, je dirais que cette méthode est top sous quelques conditions :
Choisir le bon moment
Couper son élan lorsque l’on effectue une tâche longue, histoire de booker une tâche de moins de 2 minutes est totalement contre-productif. C’est la meilleure solution pour finalement ne rien terminer…
Exemple : vous êtes en train de faire le ménage, vous entendez le doux bruit du mail reçu. Celui-ci vous invite à une réponse rapide, mais vous tombez sur un autre mail, puis une recherche, puis… Bref, vous vous êtes éparpillé.e et vous avez passé un temps fou au lieu d’optimiser le temps que vous aviez. Cette méthode miraculeuse n’est alors plus du tout miraculeuse.
Il me semble plus propice de faire ces fameuses tâches de moins de 2 minutes quand on arrive à la fin de notre to do list par exemple.
Mettre les tâches qui durent 2 minutes sur la to do list !
La deuxième condition qui fait que cette méthode fonctionne est à mon sens la plus importante : si les tâches qui prennent 2 minutes vous viennent à l’esprit au moment où vous êtes en train de faire la liste : mettez-les sur cette to do list ! Vous les ferez immédiatement et vous aurez la possibilité de les rayer.
Pourquoi ?
Parce que c’est ultra-satisfaisant de visualiser les tâches faites, d’autant plus quand elles n’ont pris que 2 minutes. Vous avez l’impression d’en avoir fait des tonnes et c’est tellement encourageant pour continuer sur sa lancée.
Voilà, la to do list n’a plus de secret pour vous !
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